OKR y KPI: cómo gestionar ágilmente las empresas

Primero que todo, es importante distinguir ambos conceptos: los Key Performance Indicators (KPI) o “indicadores clave de rendimiento” son indicadores de gestión y los Objectives and Key Results (OKR) u “objetivos y resultados clave” son una metodología de trabajo basada en objetivos.

Podemos decir que estos dos conceptos comparten el objetivo de mejorar los procesos; sin embargo, cada uno con un rol diferente.

Los KPI como indicadores permanentes de gestión

Estos indicadores de gestión pueden aplicarse a proyectos, programas o productos y dependen del tipo de industria. Su propósito es el de medir y monitorear; además, los KPI entregan un valor concreto según un momento específico, pues, como se trata de métricas, van cambiando en el tiempo.

La rotación de personal, por ejemplo, es un KPI. Si la empresa posee una rotación de personal anual de 25% y se quiere reducir, lo razonable sería establecer esta métrica como un KPI y examinarla en el tiempo. ¿Cómo va cambiando la rotación de personal mensual, trimestral y anualmente? Es importante acotar que los KPI miden la salud de la organización y ayudan a identificar problemas, pero no a resolverlos.

Uno de los errores más comunes es pretender aplicar en la propia empresa los KPI de otras organizaciones, ya que estos deben hacerse en relación con los objetivos específicos de una organización y en torno a un negocio concreto; asimismo, las estrategias para abordar los KPI y quiénes participan en su ejecución son igualmente distintos de empresa a empresa.

Ahora bien, ¿qué pasa si queremos que un indicador mejore en el tiempo? Por ejemplo, si queremos que la rotación cambie de 25% a 10% en 6 meses, entonces estamos definiendo un objetivo. Así es como entran en juego los OKR.

Los OKR como metodología para lograr los objetivos

Esta metodología permite alinear a todo el equipo a nivel organizacional mediante gestión por objetivos y resultados clave. Su finalidad reside en trazar un marco de ejecución basado en objetivos claros y bien definidos.

Por ejemplo, convertirnos en la empresa líder en transformación digital para pymes en un año a nivel local constituye un objetivo claro y fácil de digerir, además de presentarse como una motivación para el equipo de trabajo. No obstante, ¿cómo medimos el logro de ese objetivo?

Es esencial tomar como base la misión de la empresa para plantear nuestros objetivos, nuestros resultados clave y definir desde ahí qué KPIs nos ayudarán a medir los avances, de forma que podamos ir monitoreando y corregir el rumbo si es necesario.

Para aplicar los OKR como plan de acción, los siguientes pasos pueden ayudarnos a esclarecer un poco el panorama: 

· Tener un objetivo anual global (lo recomendable es máximo un año por objetivo), derivado de la misión y visión de la organización.

· Trazar objetivos de ciclos aún más específicos, que nos conducirán al objetivo global. Estos dependerán de las necesidades y metas de la empresa.

· Los resultados clave nos indican si vamos en la dirección correcta. Son acciones con resultados esperados concretos, que indican si nuestros objetivos específicos se están cumpliendo. En esta fase, los indicadores de gestión KPI complementan la metodología OKR, ya que nos permiten medir nuestros avances.

· También se pueden determinar tareas clave, que son actividades cortas y muy concretas, ligadas a cada Resultado Clave y que ayudan a desagregar el trabajo y mejorar la planificación.

OKR y KPI: complementos para una gestión por objetivos

Mientras que los KPI se usan para medir y monitorear "la salud de la organización", los segundos buscan motivar y mover al equipo de trabajo en una determinada dirección. Por ende, la pregunta no es si usar uno u otro, sino más bien para qué usar cada uno.

En suma, una estrategia empresarial basada en metodologías OKR y que hace uso de indicadores clave de rendimiento se presenta como una solución de productividad y monitoreo basada en objetivos y resultados medibles a lo largo del tiempo, complementándose estos dos conceptos para lograr una gestión general más ágil dentro de la empresa.